Témoignage de Sophie BAUER

Sophie Bauer : « J’ai trouvé que LEXARO était extrêmement facile à utiliser »

Avocate en droit du travail à Grenoble, Sophie Bauer utilise régulièrement la permanence organisée par l’Ordre des avocats pour ses audiences devant le Conseil de prud’hommes. Elle a testé LEXARO et partage son retour d’expérience sur ce que la digitalisation change concrètement dans son quotidien.

Une permanence utile, mais encore contraignante dans son organisation

Pour certaines audiences devant le Conseil de prud’hommes, Sophie Bauer fait appel à la permanence organisée par l’Ordre des avocats de Grenoble.

Le principe est simple : un avocat intervient pour chaque section et assure les audiences de mise en état pour le compte de confrères qui ne peuvent ou ne souhaitent pas se déplacer.

Jusqu’à présent, la transmission des instructions reposait sur une organisation essentiellement papier.

« Il faut que je dépose une fiche dans une case au Palais », explique Sophie.

L’instruction doit ensuite être transmise dans un délai précis, au plus tard la veille de l’audience à midi. L’avocat de permanence récupère les différentes fiches, les trie, gère l’audience, puis remet les documents dans une case une fois l’audience terminée.

Pour l’avocat qui a confié son audience, le résultat n’est donc pas immédiatement accessible.

« Il y a quand même pas mal d’étapes et de perte de temps », résume Sophie.

Le problème des éléments de dernière minute

Pour Sophie Bauer, la principale difficulté se situe toutefois ailleurs : la possibilité de faire évoluer un dossier après avoir transmis ses instructions.

Dans la pratique du droit du travail, les dossiers continuent à évoluer jusqu’à l’audience. « Je reçois souvent des conclusions, des pièces et des éléments de dernière minute », explique-t-elle.

Or, une fois la fiche déposée, les instructions ne peuvent plus être actualisées.

Si un nouvel élément doit être pris en compte, l’avocat peut alors se retrouver contraint de se déplacer lui-même à l’audience, alors même que la permanence aurait initialement permis de l’éviter.

Avec LEXARO, les instructions peuvent évoluer jusqu’à 30 minutes avant l’audience

C’est l’un des changements que Sophie identifie immédiatement après avoir testé LEXARO.

« L’avantage, c’est vraiment une actualisation de mes instructions. »

Avec LEXARO, elle peut modifier son instruction jusqu’à 30 minutes avant l’audience. Ce délai pouvant être modulé par le Barreau.

Cette possibilité permet de tenir compte des dernières évolutions du dossier sans devoir renoncer à la permanence.

Et le dispositif va au-delà de la simple modification d’une instruction déjà déposée.

Comme le souligne Sophie, même lorsqu’aucune demande de substitution n’avait été anticipée, une instruction peut être créée jusqu’à 30 minutes avant l’audience.

Elle cite notamment le cas d’un empêchement de dernière minute ou d’une demande de renvoi.

Une réponse immédiate après l’audience

Autre changement important pour Sophie : le délai de retour.

Avec le fonctionnement papier, elle explique qu’il pouvait être nécessaire d’attendre un ou deux jours, puis de retourner au Palais pour récupérer la fiche et connaître le résultat de l’audience.

Avec LEXARO, l’information est accessible directement depuis la plateforme.

Lorsqu’elle demande par exemple un renvoi ou une fixation à plaider, elle peut obtenir la réponse dans les minutes qui suivent l’audience, voire au fur et à mesure de celle-ci.

Pour Sophie, cet aspect présente également un intérêt très concret dans la relation avec ses clients.

« Ça c’est bien pour la satisfaction du client aussi qui a l’information immédiate. »

La digitalisation ne permet donc pas uniquement de supprimer un déplacement : elle réduit également le délai entre l’audience et la transmission de son résultat au client.

Une plateforme qui peut aussi renforcer la confraternité

Au cours de son témoignage, Sophie identifie un autre intérêt de LEXARO : la possibilité pour les avocats de se rendre disponibles pour des confrères, y compris lorsqu’ils ne font pas partie de leur réseau habituel.

Elle explique ainsi qu’elle serait tout à fait prête, lorsqu’elle est déjà présente à une audience, à se connecter à LEXARO pour « rendre service ».

L’idée rejoint directement le principe de confraternité : un avocat présent à une audience peut potentiellement prendre une instruction ou assurer une substitution pour un confrère qui en a besoin.

Cette possibilité peut être particulièrement intéressante pour les jeunes avocats qui ne disposent pas encore d’un réseau professionnel important, mais aussi lorsqu’une audience se déroule dans un Barreau extérieur.

Sophie donne un exemple concret : lorsqu’elle est à Grenoble, elle connaît suffisamment de confrères pour pouvoir trouver quelqu’un rapidement. La situation peut être différente lorsqu’il faut intervenir dans un Barreau où elle ne connaît personne.

« Quand on a besoin au prud’hommes de trouver quelqu’un pour nous remplacer, il faut appeler le greffe. Ensuite, il faut faire la liste des confrères qu’en général on ne connaît pas pour trouver quelqu’un qui serait prêt à nous remplacer. »

LEXARO peut alors constituer un point de rencontre entre une demande de substitution et des avocats disponibles pour y répondre.

Après son utilisation de la plateforme, Sophie Bauer retient avant tout sa simplicité.

« Une application très fonctionnelle, extrêmement facile à utiliser ».

Un retour d’autant plus intéressant qu’elle précise elle-même ne pas être « une accro des applis ».

Pour elle, la facilité de prise en main est donc un élément déterminant : la digitalisation doit permettre de gagner du temps sans nécessiter un apprentissage complexe ou ajouter de nouvelles contraintes.

Un outil qui évolue avec les besoins des avocats

Enfin, l'avocate souligne un autre aspect de son expérience avec LEXARO : les échanges avec les fondateurs. Elle apprécie particulièrement leur capacité à écouter les utilisateurs.

« Ils sont vraiment disponibles pour créer de nouvelles fonctionnalités et ça, c’est vraiment un luxe. »

Cette proximité avec les utilisateurs fait partie de la démarche de LEXARO : construire un outil à partir des pratiques réelles des avocats et continuer à le faire évoluer en fonction des besoins identifiés sur le terrain.

Le témoignage de Sophie Bauer en vidéo

Le retour de Sophie Bauer permet surtout de comprendre ce que la digitalisation change concrètement dans la pratique quotidienne d’une avocate : moins de déplacements, des instructions qui peuvent évoluer jusqu’à proximité de l’audience, une information plus rapide après celle-ci et de nouvelles possibilités pour organiser les substitutions entre confrères.

🎥 Découvrez l’intégralité de son témoignage