Substitutions juridictions d'Annecy

Le Barreau d’Annecy digitalise ses Bureaux communs avec Lexaro

Le Barreau d’Annecy fait évoluer l’organisation de ses Bureaux communs en s’appuyant sur Lexaro, une plateforme dédiée à la gestion des demandes de substitution et des instructions d’audience.

Cette digitalisation répond à un enjeu très concret pour les avocats : pouvoir confier certaines démarches à un confrère de permanence sans avoir à se déplacer au tribunal.

En quelques clics, l’avocat peut transmettre les informations relatives à son dossier et ses consignes à l’avocat qui assurera sa représentation à l’audience.

Une évolution qui permet de gagner en simplicité au quotidien, tout en apportant un cadre plus structuré à la gestion des Bureaux communs.

Les Bureaux communs passent au numérique

Le fonctionnement des Bureaux communs repose sur un principe simple : lorsqu’un avocat ne peut ou ne doit pas nécessairement se déplacer à une audience, un confrère peut intervenir pour le représenter.

Jusqu’à présent, l’organisation de ces substitutions pouvait nécessiter différents échanges entre les avocats : mails, documents, appels téléphoniques ou transmission d’informations par différents canaux.

Avec Lexaro, le Barreau d’Annecy dispose désormais d’un espace centralisé pour gérer ces demandes.

L’avocat indique directement les éléments nécessaires à son intervention et transmet ses instructions d’audience au confrère de permanence. Celui-ci retrouve ensuite les informations utiles pour préparer et assurer la substitution.

Cette dématérialisation permet ainsi de fluidifier la relation entre l’avocat mandant et l’avocat de permanence, tout en donnant davantage de visibilité sur les demandes en cours.

Une solution pensée pour les réalités du quotidien des cabinets

Toutes les audiences ne nécessitent pas la présence de l’avocat en charge du dossier.

Une demande de renvoi, un dépôt, une demande de fixation ou encore une démarche procédurale ponctuelle peuvent parfois être réalisés par un confrère présent sur place.

Le Bureau commun permet précisément de répondre à ce type de situation.

Grâce à Lexaro, l’avocat peut préparer sa demande en amont de l’audience et transmettre ses consignes à distance. L’avocat de permanence dispose alors des éléments nécessaires pour intervenir au nom de son confrère.

Cette organisation offre davantage de souplesse aux cabinets et permet aux avocats de mieux gérer leur emploi du temps, notamment lorsque le déplacement jusqu’au tribunal serait disproportionné au regard de la démarche à effectuer.

Des instructions d’audience transmises simplement

La préparation d’une substitution repose avant tout sur la qualité des informations transmises au confrère qui intervient à l’audience.

Lexaro permet de regrouper ces informations dans une même demande et de les rendre directement accessibles à l’avocat de permanence.

Le fonctionnement est ainsi simplifié : l’avocat transmet sa consigne, le confrère intervient à l’audience, puis les informations relatives à l’intervention peuvent lui être communiquées en retour.

Cette organisation facilite notamment la gestion des demandes de renvoi, dépôt ou fixation à plaider, tout en limitant les échanges dispersés entre confrères.

Au-delà du gain de temps, l’intérêt est aussi organisationnel : chacun dispose des informations nécessaires au bon moment.

Éviter un déplacement lorsque la présence à l’audience n’est pas nécessaire

Pour un cabinet d’avocat, un déplacement au tribunal peut représenter une part importante de la journée, même lorsque l’intervention à l’audience ne prend que quelques minutes.

La mise en place d’un Bureau commun digitalisé permet de répondre à cette contrainte.

L’avocat conserve la maîtrise de son dossier tout en pouvant déléguer sa présence à un confrère lorsque la situation le permet. Il peut ainsi rester au cabinet, poursuivre ses rendez-vous ou travailler sur ses autres dossiers, tout en s’assurant que sa demande sera traitée à l’audience.

La digitalisation des Bureaux communs participe donc à une organisation plus flexible du métier d’avocat, en limitant les déplacements qui peuvent être évités.

Un nouvel outil pour accompagner les Ordres dans leur organisation

Pour un Ordre, la gestion des Bureaux communs implique également de coordonner les demandes et les avocats chargés des permanences.

La centralisation proposée par Lexaro permet de structurer cette organisation autour d’un outil unique.

Les demandes sont regroupées au même endroit et les informations nécessaires à la substitution sont directement accessibles aux personnes concernées.

Cette évolution permet au Barreau d’Annecy d’accompagner la transformation numérique des pratiques professionnelles, tout en conservant le principe du mandatement commun et son objectif premier : permettre aux confrères de se représenter efficacement les uns les autres.

Philippe Defaux revient sur la mise en place de Lexaro

La digitalisation des Bureaux communs s’inscrit dans une volonté de faire évoluer les outils mis à disposition des avocats du Barreau d’Annecy.

Philippe Defaux, Bâtonnier du Barreau d’Annecy, témoigne dans une vidéo de cette mise en place et revient sur les raisons qui ont conduit le Barreau à adopter Lexaro.

Son témoignage permet notamment de mieux comprendre les attentes du Barreau en matière de simplification des échanges, d’organisation des permanences et de réduction des déplacements des confrères.

Découvrez le témoignage de Philippe Defaux en vidéo.