Mandatement commun : Philippe DEFAUX, Bâtonnier d’Annecy, répond aux questions des Barreaux

Le mandatement commun soulève encore de nombreuses questions au sein des Barreaux qui ne l’ont pas mis en place : à quoi sert-il ? Quels sont ses avantages ? L’Ordre risque-t-il de devoir gérer des litiges ? Est-il responsable en cas de difficulté ?

Dans cette interview, le Bâtonnier d’Annecy partage son expérience et revient concrètement sur le fonctionnement actuel du mandatement commun au sein de son Barreau.

Un témoignage particulièrement intéressant pour les Ordres qui s’interrogent sur la mise en place de ce service.

Le mandatement commun, à quoi ça sert ?

Le principe du mandatement commun est simple : éviter des déplacements chronophages aux avocats afin qu'ils se concentre sur l'essentiel : leurs clients. Un seul avocat, mandaté par l'Ordre, se rend à l'audience et substitue ses confrères.

Le système est pertinent pour les audiences procédurales, lorsque la présence d’un avocat est nécessaire mais que l’audience ne nécessite pas que l’avocat en charge du dossier soit personnellement présent.

Pour les Barreaux qui envisagent de mettre en place ce service, la question est donc avant tout d'identifier les audiences devant lesquelles l'Ordre pourrait mandater un délégué chargé de centraliser les instructions de ses confrères.

Une question centrale : quelle responsabilité pour l’Ordre ?

C’est l’une des principales interrogations des Barreaux qui réfléchissent à la mise en place du mandatement commun.

Que se passe-t-il en cas de difficulté entre les avocats ? Le Barreau peut-il être tenu responsable ?

Dans son témoignage, le Bâtonnier d’Annecy revient sur cette question et explique le rôle de l’Ordre dans le dispositif.

Le mandatement commun est avant tout un service d’organisation et de mise en relation proposé aux confrères. L’Ordre facilite la représentation à l’audience mais le système repose sur une substitution classique entre deux avocats. Il revient au premier de communiquer des instructions claires pour que le second puisse appuyer sa demande sereinement devant le magistrat.

En cas de difficulté dans l’exécution de la mission, la responsabilité de l’Ordre n’a donc pas vocation à être engagée à la place de celles des avocats concernés.

« 8 à 10 heures hebdomadaires » consacrées à la gestion des permanences

Philipe DEFAUX met également en lumière une réalité très concrète : la gestion des permanences représente aujourd’hui une charge importante pour les équipes de l’Ordre.

Le fonctionnement actuel nécessite en moyenne 9 heures de travail chaque semaine par le personnel de l’Ordre.

Ces heures sont consacrées à la gestion opérationnelle des permanences : réception et traitement des instructions sur fiche papier ou mail, saisi sur le rôle, scan des solutions sur l'intranet de l'Ordre.

À l’échelle d’une année, cette charge représente plusieurs centaines d’heures.

C’est précisément sur cette problématique que la digitalisation peut apporter une réponse.

Récupérer du temps pour les missions à plus forte valeur ajoutée

Lorsque le personnel de l’Ordre consacrent plusieurs heures chaque semaine à des tâches administratives répétitives, ce sont autant de ressources qui ne peuvent pas être consacrées à d’autres missions.

Une solution digitale comme Lexaro permet d’automatiser et de simplifier une partie de cette gestion, avec l’objectif de récupérer ce temps et de le réallouer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

L’enjeu n’est donc pas uniquement de « digitaliser » un processus existant.

Il s’agit aussi de permettre aux équipes des Barreaux de se recentrer sur leur cœur de mission.

Découvrez l’interview complète de Philippe DEFAUX, Bâtonnier d’Annecy