Le Barreau de Grenoble modernise ses permanences

Durant la vie d'un dossier, il y a plusieurs audiences procédurales qui ne nécessitent pas la présence de l'avocat en charge de l'affaire.

A Grenoble, l'Ordre a organisé des permanences sur les audiences suivantes :

• Mise en état devant le Conseil de prud’hommes
• Référés du Tribunal judiciaire
• JCP
• TJ - 10 000 €
• Tribunal de commerce
• Intérêts civils

Il désigne un avocat qui centralise les instructions des confrères afin de leur éviter des déplacements et une attente chronophages.

Sur le papier, le principe est simple.

En pratique, l’organisation peut rapidement devenir contraignante.

Une organisation encore largement fondée sur le papier

Actuellement, lorsqu’un avocat souhaite confier une instruction au confrère de permanence, il doit transmettre ses instructions au moyen d’une fiche papier. Concrètement, cela implique plusieurs étapes :

• remplir la fiche d’instructions ;
• respecter le délai fixé par l’Ordre ;
• se déplacer physiquement au Palais ;

Lorsque le dossier évolue après le dépôt de la fiche

Il est fréquent qu'à la suite du dépôt de la fiche, l'avocat reçoive une nouvelle pièce ou des conclusions adverses entrainant une modification de l'instruction.

Une fois la fiche papier déposée, elle ne peut plus être modifiée.

Il faut alors trouver un autre moyen de communiquer avec l’avocat de permanence : appel, mail, sms.

Pour l’avocat qui assure la permanence, cette situation peut être inconfortable : il doit s’assurer de disposer de la dernière version des instructions et de ne pas manquer une information transmise après le dépôt initial.

Le problème est donc la difficulté à faire circuler une information qui peut évoluer jusqu’au dernier moment.

Après l’audience, une autre difficulté : obtenir rapidement le résultat

Suite à l'audience, il faut attendre le retour de la fiche. Repasser au Palais pour la récupérer et pendant ce temps les clients peuvent mettre un peu de pression pour obtenir le résultat.

Pour une procédure qui peut sembler simple sur le plan organisationnel, l’enchaînement de ces différentes étapes génère donc du temps administratif et des déplacements qui pourraient être évités.

La digitalisation comme réponse aux contraintes du quotidien

C’est précisément pour répondre à ces difficultés que le Barreau de Grenoble a choisi de digitaliser le fonctionnement de ses permanences avec LEXARO.

L’objectif n’est pas de remettre en cause une organisation qui répond à un besoin réel : permettre aux avocats d’éviter certains déplacements et de se faire représenter par un confrère.

L’enjeu est plutôt de supprimer les frictions liées au papier, aux déplacements et à la circulation de l’information.

Avec LEXARO, les avocats peuvent notamment bénéficier de :

→ Une demande transmise en quelques clics, sans avoir à se déplacer au Palais.

→ Des informations modifiables jusqu’à une heure avant l’audience, pour tenir compte de l’évolution du dossier.

→ Un suivi en temps réel de l’instruction, permettant de savoir où en est la demande.

→ Une réponse accessible directement depuis la plateforme, sans devoir retourner chercher une fiche papier.

→ Un historique clair des demandes, permettant de conserver une trace des échanges et des instructions transmises.

Simplifier sans complexifier

La digitalisation d'une permanence ne doit pas avoir pour objectif d'ajouter une nouvelle couche administrative.

Au contraire, le numérique doit permettre de simplifier un fonctionnement existant et de s’adapter aux usages réels des avocats.

C’est dans cette logique que LEXARO accompagne le Barreau de Grenoble dans la digitalisation de ses permanences.