Le retour du Bâtonnier de Thonon-les-Bains sur Lexaro

Pourquoi digitaliser le process de mandatement commun ? Au Barreau de Thonon-les-Bains, la réponse est très concrète : faire gagner du temps aux avocats et à l’Ordre, tout en simplifiant un processus devenu indispensable au quotidien.

À l’occasion du déploiement de Lexaro au sein du Barreau de Thonon-les-Bains, nous avons échangé avec le Bâtonnier sur son expérience et sur les bénéfices apportés par la solution.

Le postulat est clair : le mandatement commun est un service offert aux avocats qui font du contentieux pour leur permettre de libérer du temps afin de se consacrer au véritable travail d’avocat : le travail intellectuel et le travail de fond.

Le mandatement commun est instauré sur les audiences procédurales qui ne nécessitent pas de connaître les détails de l’affaire. L’avocat peut ainsi être représenté par un confrère qui n'aura pas à étudier le dossier en amont de l'audience.

« C'est un grand soulagement pour eux de ne pas avoir à se rendre à toutes les audiences »

Les mises en état peuvent se succéder à un rythme soutenu, parfois avec des audiences tous les jours. Dans ce contexte, pouvoir s’appuyer sur un délégué mandaté par l’Ordre représente un gain de temps considérable.

Le mandatement commun est donc devenu bien plus qu’un simple service proposé par l’Ordre. Comme le souligne le Bâtonnier :

« C'est un service attendu par les confrères, apprécié par les confrères et presque devenu indispensable. »

Avant la digitalisation du processus, la gestion du mandatement commun représentait une charge administrative importante pour le Barreau.

Un système qui fonctionne parfaitement bien.

Le Bâtonnier précise qu'il n'y a jamais eu aucun litige au sein du Barreau concernant les dossiers gérés par le Bureau commun.

Le système fonctionne très bien. Chacun est libre de l'utiliser ou pas. Les avocats sont responsables des instructions qu'ils communiquent au délégué et ce dernier prend le temps d'appeler les confrères si quelque chose n'est pas clair.

Selon le Bâtonnier, la responsabilité de l'Ordre ne peut pas être engagée, chaque avocat reste responsable de son dossier comme dans n'importe quelle substitution.

Digitaliser pour alléger la charge administrative de l'Ordre

Le process initial était extrêmement chronophage pour le personnel de l'Ordre.

«Jusqu’à 80 fiches à traiter par audience. »

Derrière chacune de ces fiches, il fallait collecter, organiser et transmettre les informations nécessaires pour que l’avocat mandaté puisse intervenir dans de bonnes conditions.

Une organisation qui pouvait rapidement devenir très chronophage pour les équipes de l’Ordre. En adoptant Lexaro, le Barreau a souhaité simplifier ce fonctionnement en digitalisant l’ensemble du processus.

Digitaliser pour simplifier le travail de celui qui intervient à l’audience

Pour le Bâtonnier, l’intérêt de Lexaro ne se limite pas au fait de remplacer le papier par du numérique. La digitalisation permet surtout de simplifier le travail de l’avocat qui intervient à l’audience.

Les informations sont centralisées et accessibles directement dans la solution. Celui qui intervient en audience dispose ainsi de tous les éléments nécessaires pour soutenir la demande du confrère sans avoir à gérer une succession de fiches ou de documents.

Et de l’autre côté, celui qui a communiqué son instruction bénéficie lui aussi d’un fonctionnement beaucoup plus fluide : la décision du magistrat est communiquée instantanément depuis la salle d’audience.

Le processus devient ainsi plus simple pour chacun.

« Ce que je préfère chez Lexaro, c'est sa capacité à être en adéquation avec notre pratique, notre Barreau à Thonon-les-Bains »

Au-delà du gain de temps, un autre point a particulièrement séduit le Bâtonnier : la capacité de Lexaro à s’adapter au fonctionnement du Barreau.

Car digitaliser un processus ne signifie pas nécessairement imposer une nouvelle organisation.

Au contraire, pour Thonon-les-Bains, l’enjeu était de disposer d’un outil capable de prendre en compte les contraintes propres au Barreau.

À la fin de l’interview, nous avons demandé au Bâtonnier de résumer Lexaro en trois mots. Sa réponse :

« Utile, personnalisé, l'avenir »

Découvrez le témoignage intégral du Bâtonnier de Thonon-les-Bains

Un retour d’expérience qui illustre une conviction simple : la digitalisation des services des Ordres prend tout son sens lorsqu’elle répond à des besoins très concrets du terrain : faire gagner du temps aux avocats, simplifier le travail des équipes ordinales et sécuriser un processus devenu indispensable.