Pôle social : le témoignage d’une avocate de Grenoble sur la gestion des substitutions

Lorsqu’une avocate intervient régulièrement au Pôle social du Tribunal judiciaire et substitue de nombreux confrères extérieurs, la difficulté ne réside pas seulement dans l’audience. C’est toute la préparation en amont et le suivi après l’audience qui peuvent devenir chronophages.

Maître Laure Arnaud, avocate au Barreau de Grenoble, intervient régulièrement devant le Pôle social du Tribunal judiciaire et substitue de nombreux confrères extérieurs.

Son expérience illustre une problématique très concrète : plus le nombre de substitutions augmente, plus la gestion des informations devient complexe.

Entre les instructions reçues par différents canaux, les modifications de dernière minute, la préparation des dossiers et les comptes rendus à effectuer après l’audience, une partie importante du temps consacré aux substitutions est finalement administrative.

Substituer plusieurs confrères : une gestion qui prend du temps

Lorsqu’un avocat accepte de représenter plusieurs confrères lors d’une même audience, il doit disposer de toutes les informations nécessaires pour intervenir efficacement.

Or, ces informations peuvent arriver progressivement et par différents canaux : mails, sms ou échanges téléphoniques.

Le problème devient particulièrement important lorsqu’il faut gérer plusieurs dossiers lors de la même audience.

Quelle est la dernière instruction ? Une nouvelle pièce a-t-elle été envoyée ? Une consigne a-t-elle été modifiée ? Ai-je bien pris en compte le dernier message reçu ?

Plus le nombre de substitutions augmente, plus il devient difficile de garder une vision claire de l’ensemble des dossiers.

Comme le souligne Maître Laure Arnaud, lorsqu’un avocat substitue plusieurs confrères, centraliser les informations et disposer de la dernière instruction à jour devient un véritable enjeu de gestion.

Du temps passé avant l’audience… et encore après

La charge ne s’arrête pas à la réception des instructions.

Avant l’audience, l’avocat doit prendre connaissance des différents dossiers, retrouver les informations utiles, vérifier les dernières consignes et préparer ses interventions.

Chaque substitution nécessite donc un travail de préparation.

Puis, une fois l’audience terminée, il faut encore faire remonter les informations aux confrères concernés : détailler ce qui s’est passé, communiquer la décision du magistrat, préciser les éventuels renvois ou les prochaines échéances.

Avec plusieurs substitutions lors d’une même audience, cette succession de tâches peut représenter plusieurs heures de gestion chaque mois, en plus du temps effectivement passé en audience.

C’est un temps qui n’est pas consacré au traitement des propres dossiers de l’avocat.

« Tout centraliser au même endroit » : l’intérêt d’une plateforme dédiée

C’est précisément sur cette problématique que la digitalisation apporte une réponse.

Avec Lexaro, les informations relatives aux substitutions sont centralisées dans un même espace. L’avocat qui intervient à l’audience n’a plus besoin de rechercher dans sa boîte mail les différents échanges reçus au cours des jours précédents.

Les instructions sont directement accessibles dans la plateforme et organisées en fonction des audiences.

L’objectif est simple : avoir la bonne information, au bon endroit, au bon moment.

Lexaro permet notamment de centraliser les demandes, les instructions et les échanges entre avocats.

Une information à jour jusqu’au dernier moment

L’un des enjeux majeurs lorsqu’on substitue plusieurs confrères est de savoir si une instruction a évolué depuis le premier échange.

Avec un fonctionnement reposant sur des mails, il faut constamment vérifier que l’on dispose bien de la dernière version des informations.

Avec Lexaro, l’instruction est directement mise à jour dans la plateforme.

L’avocat qui intervient peut ainsi retrouver les informations déposées par le confrère et prendre connaissance de la dernière consigne disponible, sans avoir à reconstituer l’historique de ses échanges.

C’est une logique particulièrement adaptée aux audiences où plusieurs dossiers doivent être traités successivement.

Plus besoin de préparer les substitutions une par une

L’autre avantage est de réduire le travail de préparation.

Au lieu de compiler les différents mails, pièces et instructions avant chaque audience, les informations sont déjà regroupées dans Lexaro.

L’avocat volontaire peut ainsi préparer son audience directement depuis la plateforme, avec une vision centralisée des substitutions qui lui ont été confiées.

Le gain ne consiste donc pas uniquement à supprimer quelques échanges de mails : il s’agit de réduire toute la chaîne de gestion qui précède l’audience.

La décision du magistrat remontée directement depuis la salle d’audience

Une fois l’audience terminée, le processus ne s’arrête pas non plus.

Avec Lexaro, la solution du magistrat peut être communiquée directement depuis la salle d’audience.

Le confrère qui se fait substituer n’a donc plus à attendre un compte rendu envoyé ultérieurement par mail ou à relancer l’avocat volontaire pour connaître l’issue de l’audience.

L’information remonte directement dans la plateforme.

Une solution pensée pour les avocats qui substituent régulièrement

Le témoignage de cette avocate du Barreau de Grenoble montre une réalité simple : substituer un confrère ne se résume pas à être présent quelques minutes à une audience.

La digitalisation permet d'optimiser cette organisation : une seule plateforme, une information centralisée et à jour, moins de préparation et une remontée immédiate de la solution depuis l’audience.

Pour les avocats qui interviennent régulièrement comme volontaires, Lexaro permet ainsi de consacrer davantage de temps à l’audience elle-même et moins à sa gestion administrative.

Découvrez le témoignage de Maître Laure Arnaud

Dans son témoignage, Maître Laure Arnaud, avocate au Barreau de Grenoble, explique concrètement les difficultés qu’elle rencontre lorsqu’elle substitue plusieurs confrères devant le Pôle social du Tribunal judiciaire et ce que la digitalisation change dans son quotidien.

Découvrez son retour d’expérience en vidéo :